La reunión online, a diferencia de la llamada telefónica, permite “verse”. El contacto visual es una gran ventaja y ofrece mucha información no verbal aunque no toda la información de una reunión presencial. Por ello, una reunión online requiere una dirección especial.
La comunicación no verbal esta ligada a la parte más emocional, y muchas veces inconsciente, de la información. Por tanto, la persona que dirige una reunión online debe conocer esta limitación y mantener la reunión, dentro de lo posible, en un marco racional. Por ejemplo, una reunión on line no es la más adecuada para abordar conflictos relacionales en un equipo.
Estas son algunas recomendaciones para dirigir una reunión online:
– Las personas que participen en ella deben conocer el funcionamiento del programa y tener los medios adecuados para usarlo, por ejemplo una buena calidad de wifi.
– En estas reuniones, especialmente, debe estar claro el horario de inicio, de finalización y la agenda (y, lógicamente, cumplirlos).
– La reunión debe conducirse de forma directiva, permitiendo la discusión, pero no la divagación. El objetivo está más cerca de tomar decisiones que hacer complejos análisis. No es la mejor metodología para plantear una tormenta de ideas.
– Debe recibir la misma consideración que una reunión presencial. Por ejemplo, si lo habitual es que la presencia sea obligatoria y se redacta acta en la reunión online también se debe seguir este modelo.
Finalmente, si es posible, conviene alternar las reuniones online con reuniones presenciales. En este caso, las reuniones presenciales ayudan a que las online sean más cómodas y eficaces.
Rivendel Grupos y Organizaciones